Einwilligung Online-Kontaktformular
Die besonderen Anforderungen bei der Variante „Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO“
Fahrschulen, die auf Ihrer Website ein Kontaktformular bereithalten, sind dazu angehalten, die näheren Umstände der Datenverarbeitung im Rahmen der Datenschutzerklärung zu erläutern. Dabei kommt auch der Gesichtspunkt zum Tragen, die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zu benennen. In der Fachwelt ist nun eine Diskussion eingetreten, unter welcher Maßgabe die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Kontaktformulars zu sehen ist. Als primäre und abschließende Quelle kommt aktuell die DS-GVO und hierbei insbesondere der Art. 6 Abs. 1 DS-GVO in Frage. Spannend wird nun die Einordnung des Verarbeitungsvorganges unter den Punkt a (Verarbeitung durch Einwilligung der betroffenen Person) oder unter den Punkt b (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen). Vorweg sei gesagt, dass es keine pauschale Entscheidung zu a oder b gibt. Die Entscheidung hängt vielmehr von jedem einzelnen Kontaktformular ab und insbesondere davon, welche Daten als Pflichtfelder abgefragt werden. In der Praxis sind häufig Mustertexte von Anwälten zu beobachten, die ohne Prüfung der einzelnen Website eine Datenschutzerklärung zusammenstellen und als Muster bereitstellen. Ohne die notwendige Prüfung wird zwangsläufig der kritischste Fall einer Datenerhebung angenommen, die zur Bearbeitung des Anliegens nicht vollumfänglich notwendig sind. In Folge dessen beinhalten diese Musterformulierungen den Punkt a aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 DS-GVO, der die Einwilligung in die Datenverarbeitung durch den Absender vorsieht.
Grundsätzlich stellt die Annahme einer Einwilligung auch keine größeren datenschutzorientierten Probleme dar. So können auch Kontaktformulare unter die Einwilligung einbezogen werden, für die Erleichterungen im Sinne des Punktes b wahrgenommen werden könnte. Entscheidend bei der Frage über Variante a oder b ist vielmehr der organisatorische Nachlauf. Zahlreiche Musterformulierungen beinhalten nach der Rechtsgrundlage einen Hinweis, wonach die übermittelten Daten aus dem Kontaktformular nach Abschluss der Anfrage (automatisch) gelöscht werden. Websitebetreiber, die ein Kontaktformular unter der Maßgabe der datenschutzrechtlichen Einwilligung betreiben sollten sich darüber bewusst sein, dass eine vollständige Löschung des Vorgangs auch zu erheblichen datenschutzrechtlichen Problemen führen kann. Der Websitebetreiber ist im Regelfall der datenschutzrechtlich Verantwortliche und unterliegt folglich der datenschutzorientierten Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO. Dies bedeutet vereinfacht ausgedrückt, dass die Einwilligung des Formularabsenders zu Nachweiszwecken zumindest 3 Jahre aufzubewahren ist. Sollte sich aus der Anfrage kein weiterer Ansatzpunkt ergeben, so sind die Daten derart zu verwahren, dass ein weiterer Gebrauch ausgeschlossen werden kann. Eine Herausforderung, auf die die meisten Mustertexte leider nicht eingehen und die Fahrschule vor enorme Probleme stellt.
Fazit:
Wird das Online-Kontaktformular unter der Maßgabe einer Einwilligung des Absenders der Daten aufgefasst, sind weitreichende technische und organisatorische Archivierungsmaßnahmen durch die Fahrschule als Verantwortlichen erforderlich.
Die Ausführungen rund um das Thema Datenschutz stellen keine rechtantwaltliche Beratung dar und geben lediglich die herrschende Meinung im Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder ohne Anspruch auf fortlaufende Aktualität.
